A digitalização de documentos se tornou uma prática essencial para empresas e órgãos públicos, principalmente com a crescente necessidade de organizar e arquivar informações de forma segura e eficiente. Aliás, o Decreto 10.278/2020 surge como uma resposta a essa demanda, estabelecendo normas claras para garantir que os documentos digitalizados tenham o mesmo valor jurídico que os originais em papel. Mas, como isso afeta o dia a dia da sua empresa ou do seu negócio? Neste artigo, vamos explicar o que o decreto exige, seus pontos principais e como ele se relaciona com a manutenção de scanners profissionais.
Antes de mais nada, se você ainda não conhece a Cobertura de Manutenção para Scanners, um serviço criado pela Main Service para atender scanners das marcas Kodak Alaris, Canon, Epson, Fujitsu e Ricoh, clique aqui e converse com nosso time comercial.
O Que Diz o Decreto 10.278/2020?
O Decreto 10.278/2020 é uma medida que visa padronizar a digitalização de documentos no Brasil, tornando-os juridicamente válidos, assim como os documentos físicos. Ele estabelece uma série de exigências técnicas para garantir que os documentos digitalizados mantenham sua autenticidade, integridade e fidelidade. Com a digitalização cada vez mais presente em diversos setores, o decreto traz a segurança necessária para que esses documentos possam ser usados com a mesma confiabilidade que os originais.
Entre as principais exigências do decreto, podemos destacar:
- Resolução mínima de 200 DPI para garantir a legibilidade do documento.
- O uso do formato PDF/A, que é o mais adequado para arquivamento digital de longo prazo.
- Assinatura digital com certificação da ICP-Brasil, garantindo que o documento não foi alterado.
- Inclusão de metadados, que são informações que permitem rastrear a origem e a autenticidade do arquivo.
- Possibilidade de descartar o documento físico, desde que não haja exigência legal de arquivamento do original.
Esses requisitos visam assegurar que a digitalização seja realizada de forma consistente, confiável e legalmente válida, facilitando o uso de documentos digitais sem comprometer sua integridade.
A Importância da Padronização na Digitalização
Você deve estar se perguntando: por que a padronização é tão importante para minha empresa? A resposta está na segurança jurídica e na eficiência dos processos. Com a digitalização em conformidade com o Decreto 10.278/2020, sua empresa garante que os documentos estarão legalmente protegidos e prontos para serem usados em qualquer processo jurídico, sem riscos de serem questionados por falta de validade. Além disso, a padronização traz benefícios operacionais significativos, como a redução de custos com armazenamento físico e a agilidade no acesso e manuseio de documentos.
Essas vantagens tornam o decreto uma ferramenta poderosa para empresas que buscam se adaptar à era digital de maneira segura e eficiente. Ao seguir os parâmetros estabelecidos, sua empresa estará pronta para lidar com a digitalização de forma legal, organizada e sem surpresas.
Pontos-Chave do Decreto 10.278/2020
Agora, vamos destacar os principais pontos que você deve sempre ter em mente ao digitalizar documentos, para garantir que esteja em conformidade com o decreto:
- Assinatura digital: Essencial para garantir que o documento digitalizado tenha validade jurídica.
- Resolução mínima de 200 DPI: Garante que a digitalização seja clara e legível, preservando os detalhes importantes.
- Formato PDF/A: Esse formato é o mais indicado para arquivamento de documentos digitais, assegurando sua integridade a longo prazo.
- Metadados: Informações adicionais que garantem a rastreabilidade do documento e a comprovação de sua autenticidade.
- Descartar o documento físico: Após a digitalização, o documento pode ser descartado, desde que não haja exigência legal para a manutenção do original.
Esses pontos são cruciais para garantir que seus documentos digitalizados sejam aceitos em qualquer contexto legal ou administrativo. Cumprir com esses requisitos não só assegura a validade dos arquivos, mas também protege sua empresa de problemas jurídicos futuros.
A Relação com a Manutenção de Scanners Profissionais
Agora, você pode estar se perguntando: como isso se relaciona com a manutenção de scanners profissionais? A resposta é simples. Para garantir que os documentos sejam digitalizados com a resolução mínima de 200 DPI, com a qualidade necessária para garantir a legibilidade e a fidelidade, é essencial que os scanners utilizados estejam em perfeito estado de funcionamento.
A manutenção de scanners profissionais é fundamental para garantir que a digitalização dos documentos atenda a todos os requisitos do Decreto 10.278/2020. Um scanner mal calibrado ou que não tenha a manutenção adequada pode comprometer a qualidade do arquivo digitalizado, tornando-o ilegível ou, pior, inválido do ponto de vista legal.
Além disso, um scanner de alta qualidade e bem mantido garante que a digitalização seja feita de forma eficiente, sem erros ou falhas. Isso reduz custos operacionais e aumenta a produtividade da sua equipe, tornando o processo de digitalização muito mais rápido e seguro. Por isso, investir na manutenção regular de seus scanners profissionais é uma maneira inteligente de garantir que sua empresa esteja sempre preparada para cumprir com as exigências legais e operar de forma eficiente.
Que tal garantir que seu scanner esteja sempre seguro?
A Cobertura de Manutenção para scanners é como se fosse um “seguro” para o seu equipamento, assim como veículos. De certa forma ela garante que seu investimento ficará protegido por mais tempo e coberto no que se refere a serviços de manutenção e suporte técnico. Existem duas modalidades principais da Cobertura de Manutenção, em seguida deixaremos o link de dois artigos do nosso blog para que você conheça mais sobre essas modalidades.
- Por que investir na Cobertura de Manutenção Balcão?
- Por que investir na Cobertura de Manutenção On-Site?
Hoje ficamos por aqui, se você gostou do artigo e tem interesse em contratar a Cobertura de Manutenção para o seu scanner? Clique aqui e fale conosco.
Compartilhe nosso blog e nos siga em nossas redes sociais, clique aqui.
Fique ligado para mais conteúdos!
