Imagine ter acesso a todos os seus documentos a qualquer momento, de qualquer lugar do mundo, sem precisar carregar um pendrive ou um HD externo. Isso é possível graças ao armazenamento em nuvem, uma tecnologia que revolucionou a forma como guardamos e compartilhamos informações. Hoje, empresas e usuários comuns utilizam essa solução para garantir segurança, praticidade e eficiência na gestão de arquivos digitais.
Mas você sabe como surgiu essa inovação? Se a resposta for “não”, prepare-se para uma viagem pelo tempo até a origem do armazenamento em nuvem.
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A história por trás do armazenamento em nuvem
A ideia de armazenar dados de forma remota não é tão recente quanto parece. Desde a década de 1960, cientistas como J.C.R. Licklider já imaginavam um sistema no qual informações pudessem ser acessadas de qualquer lugar. Ele criou o conceito de “rede intergalática de computadores”, que mais tarde inspirou a internet e, consequentemente, os primeiros passos para a computação em nuvem.
No entanto, foi só em 1999 que a empresa Salesforce deu um grande salto, oferecendo software baseado na web, sem necessidade de instalação em computadores locais. Esse modelo abriu caminho para o que conhecemos hoje como SaaS (Software as a Service).
Mas a grande revolução aconteceu em 2006, quando a Amazon Web Services (AWS) lançou o Amazon S3, um serviço de armazenamento online acessível para empresas de todos os tamanhos. A partir desse momento, a tecnologia começou a se popularizar e se tornar essencial para a transformação digital.
Quais os benefícios do armazenamento em nuvem?
Se o armazenamento em nuvem se tornou indispensável, isso não é por acaso. Afinal, ele oferece vantagens que tornam a gestão documental mais ágil e eficiente. Veja, em seguida, alguns dos principais benefícios:
- Acesso de qualquer lugar: Com apenas uma conexão à internet, é possível visualizar, editar e compartilhar documentos sem precisar estar fisicamente no escritório. Aliás, isso aumenta a produtividade e flexibiliza o trabalho remoto.
- Segurança reforçada: Arquivos armazenados em nuvem são protegidos por criptografia, backups automáticos e autenticação em dois fatores. Assim, os riscos de perda de dados ou ataques cibernéticos são minimizados.
- Economia de espaço e redução de custos: Empresas que adotam o armazenamento em nuvem eliminam a necessidade de investir em servidores físicos, economizando dinheiro e espaço no ambiente de trabalho.
- Facilidade na gestão documental: Encontrar um documento entre pilhas de papéis ou pastas digitais desorganizadas pode ser um pesadelo. Entretanto, com a nuvem, a classificação e busca de arquivos se tornam simples e intuitivas.
Dicas para uma gestão de documentos inteligente
Agora que você entende como surgiu o armazenamento em nuvem e seus benefícios, é hora de aplicá-lo de forma eficiente. Então, aqui estão algumas estratégias para otimizar sua gestão documental:
- Digitalize seus documentos corretamente: Primeiramente, para armazenar arquivos na nuvem, o primeiro passo é digitalizá-los. Aliás, o uso de scanners profissionais faz toda a diferença nessa tarefa! Pois garantem imagens de alta qualidade, rapidez e funcionalidades avançadas, como OCR (reconhecimento de texto).
- Mantenha seus scanners bem cuidados: Um scanner mal-conservado pode prejudicar a qualidade da digitalização e comprometer a segurança dos documentos. Então, certifique-se de realizar a limpeza regular do equipamento, bem como de mantê-lo longe de poeiras e umidade severa. Além disso, atualize os drivers do equipamento sempre que necessário e mantenha perfis pré-configurados para agilizar seus processos de digitalização.
- Utilize plataformas seguras: Escolha serviços confiáveis para armazenar seus arquivos, como Google Drive, OneDrive ou Dropbox. Afinal, essas plataformas oferecem proteção contra perda de dados e acessibilidade otimizada.
- Crie um sistema de organização eficiente: Por fim, defina padrões de nomenclatura, categorize documentos por pastas e implemente uma rotina de revisão para manter a organização sempre em dia.
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A Cobertura de Manutenção para scanners é como se fosse um “seguro” para o seu equipamento, assim como veículos. De certa forma ela garante que seu investimento ficará protegido por mais tempo e coberto no que se refere a serviços de manutenção e suporte técnico. Existem duas modalidades principais da Cobertura de Manutenção, em seguida deixaremos o link de dois artigos do nosso blog para que você conheça mais sobre essas modalidades.
- Por que investir na Cobertura de Manutenção Balcão?
- Por que investir na Cobertura de Manutenção On-Site?
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