Neste artigo você vai aprender como digitalizar um documento de maneira prática e eficaz, evitando desperdício de tempo e esforços, agregando valor e produtividade as suas rotinas diárias.
Além disso, é sempre bom ressaltar, digitalizar documentos de maneira correta podem prolongar a vida útil de seu scanner. Confira o conteúdo a seguir e saiba mais!
Apesar de ser um equipamento de alta durabilidade, scanner profissionais necessitam de manutenções preventivas para se manterem usuais por muito mais tempo. Clique aqui e fale conosco para saber mais.
Guia prático para digitalizar documentos de forma correta
Em primeiro lugar, se você está aqui sabe da importância do processo e como a digitalização de documentos pode fazer a sua empresa economizar tempo e dinheiro.
Além disso, ao digitalizar documentos você poderá armazená-los em sistemas de GED ou Nuvem, acessá-los e compartilhá-los de forma mais rápida e prática.
A seguir você irá aprender como digitalizar um documento preservando seu equipamento, e utilizando das melhores práticas na hora de se preparar para a digitalização.
Passo 1: Separação e preparação dos documentos
Primeiramente, não poderíamos deixar de iniciar o nosso guia de como digitalizar um documento sem falar dessas duas etapas: Separação e preparação dos documentos.
Apesar de parecer lógico, muitas pessoas não fazem a separação e a preparação da forma correta, o que acaba se tornando um vício ao longo do tempo e prejudicando todo o restando do processo.
Afinal, se a primeira etapa não for feita corretamente, como seguiremos acertando nas demais?
Dito isso, confira como separar e preparar os documentos de forma correta a seguir:
Separação de documentos
Por mais que você tenha seus documentos separados em pastas e caixas, arquivadas em local seco, arejado e sem incidência de poeira, na fase de separação de documentos você precisará distinguir:
- Tipo de documento
- Tamanho do papel
- Quantidade de folhas
Feito isso, você irá separar os lotes de acordo com a prioridade de digitalização, ou seja, precisará definir quais documentos você precisa digitalizar primeiro.
Depois que essa separação minuciosa for realizada, você pode partir para o seguinte tópico.
Preparação dos documentos
Com toda a certeza a preparação dos documentos é um processo que requer atenção. Afinal, se os seus documentos forem preparados de forma errada, precisará realizar novamente o processo.
Isso se não ocorrerem problemas por falta de preparação, por exemplo: grampos se soltando do papel e danificando internamente os componentes do seu scanner.
Consegue imaginar o problema que seria essa situação? De fato, não seria nada agradável passar por isso.
Então, lembre-se:
Passo 2: Escolha do equipamento
A princípio, você pode digitalizar seus documentos utilizando três equipamentos: Smartphone, Impressoras Multifuncionais e Scanners Profissionais.
O último foi planejado e criado para isso, além de ser a melhor opção para uma digitalização fluída, de alta qualidade e produtividade.
Então se você ainda tem dúvida sobre qual equipamento utilizar na hora de digitalizar documentos, recomendamos a utilização do scanner profissional.
Dito isso, você precisa se atentar a alguns pontos quando for iniciar a digitalização com seu scanner:
1. Capacidade do Alimentador
Respeite a capacidade de folhas do seu alimentador! Muitos usuários acham que inserir mais folhas irá fazer com que o tempo de digitalização seja menor, porém, essa prática atrapalha muito mais do que ajuda.
Afinal, o scanner não conseguirá desenvolver corretamente a digitalização e ainda poderá ocorrer a alimentação dupla, que pode fazer com que você perca todo o processo de digitalização.
Ou seja, respeite a capacidade de folhas do seu alimentador, é sério!
2. Velocidade de digitalização
Quanto mais rápido, melhor? Às vezes sim, às vezes não.
Isso porque existem papéis que são mais frágeis e podem se danificar quando inseridos no alimentador automático.
Porém, alguns equipamentos são capazes de digitalizar em velocidade menores daquelas com as quais são configurados inicialmente, basta alterar sua velocidade, aumentando a resolução desejada da imagem, diretamente no software de digitalização.
3. Capacidade diária
Em conclusão a este tópico, chegamos ao terceiro ponto de atenção da hora de digitalizar documentos com seu scanner: a capacidade diária!
Assim como o tópico 1, é necessário respeitar a capacidade diária de digitalização do seu scanner. Essa capacidade é recomendada pelo fabricante e influência diretamente na vida útil do equipamento e de seus consumíveis.
Passo 3: Armazenamento
Antes de mais nada, nem todo documento físico que você digitalizar pode ser descartado. Ou seja, antes de realizar o descarte é necessário conferir sua tabela de temporalidade.
Dito isso, aqui no nosso blog nós temos um artigo que te ensina “Como conservar melhor os documentos de sua empresa”.Você pode acessá-lo clicando no link.
Além disso, você precisa ter em mente que o armazenamento serve tanto para o documento físico, quanto para o documento digital.
Diferentemente dos documentos físicos que são armazenados em pastas e guardados em embalagens seguras, o documento digital será armazenado em pastas digitais e você deve manter back-ups para evitar a perda desses documentos.
Não só isso, é preciso definir o local de armazenamento dessas pastas, seja num servidor dedicado, sistema de nuvem ou um sistema de Gerenciamento de Documentos, mas conhecido como GED.
Passo 4: Segurança das informações
Em conclusão ao nosso artigo chegamos ao último passo do nosso guia prático de como digitalizar um documento.
Este passo é o último, porém um dos mais importantes! Afinal, vamos falar sobre a segurança das informações de seus documentos.
Logo após digitalizar seus documentos e selecionar as pastas de armazenamento você precisará definir o grau de segurança desses arquivos, ou seja, se são arquivos que podem ser compartilhados com toda ou equipe, ou se são arquivos sigilosos.
Seja como for, você pode criar senhas de segurança para seus arquivos.
Como criar arquivos com senha?
Primeiramente, se você está trabalhando com arquivos no formato PDF a Adobe disponibiliza um serviço on-line para inserção de senhas em seus documentos.
Para acessar este serviço basta clicar aqui. É bem fácil de usar e intuitivo, além disso a página conta com um breve tutorial caso tenha dificuldades.
Agora se você quer colocar uma senha diretamente nas pastas de seu computador, siga os passos a seguir:
Windows 11 (Necessário o uso da chave de criptografia)
- Acesse o local do arquivo e clique com o botão direito do mouse sobre a pasta que deseja inserir a senha.
- Escolha Propriedades.
- Ao abrir a janela, na aba Geral, clique em Avançados.
- Na janela que abrir, de Atributos Avançados, vá até a última opção que é “Criptografar o conteúdo para proteger os dados”. Selecione a opção e clique em Ok.
- Ao voltar para a janela principal, clique em Aplicar.
- Feito isso uma nova janela irá se abrir, onde precisará confirmar as alterações de atributo. Aqui você escolhe se deseja aplicar a senha somente para abrir a pasta com todos os arquivos, ou se as subpastas também terão uma senha na hora de abrir. Assim que escolher, clique em Ok.
- Ao finalizar o Windows irá pedir para fazer o backup da chave de criptografia de arquivo. Escolha “Fazer backup agora” e caso seja uma unidade USB, conecte-a no computador e siga as instruções da tela para criar o certificado de criptografia que terá a chave para ter acesso a pasta criptografada e então exportar esse certificado para a unidade USB.
- Depois de fazer isso, você receberá uma notificação que solicitará que você faça backup de sua chave de criptografia de arquivo. Clique no backup agora opção.
- Então é só escolher sua senha, que precisará ter pelo menos 10 caracteres incluindo letras maiúsculas, minúsculas e números. Ao acabar, clique em Ok e feche as janelas.
Nota do Autor: Você também pode utilizar softwares de terceiros para inserir senhas em suas pastas, o Winrar, por exemplo, é um software capaz de realizar essa tarefa.
O tutorial acima, assim como o tutorial para utilização do Winrar você encontra originalmente aqui: https://www.hardware.com.br/artigos/como-colocar-senha-em-pastas-do-windows-11/
MAC OS
- Abra o Disk Utility (Utilitário de disco)
- Procure pelo botão “New Image” (nova imagem), clique nele e uma nova tela irá se abrir, nela você irá preencher alguns campos indicando que tipo de imagem deseja criar.
- Em “Save As” (salvar como), você irá escolher o título da pasta, em “Where” (onde) você escolhe o diretório que irá armazenar esta pasta, e em “Name” (nome) você define um nome para a pasta.
- Feito isso, você precisará escolher o tamanho dessa pasta na opção “Size” (tamanho).
- Depois disso é a hora de escolher o modelo de encriptação do documento. Clique em “Encryption” (“Criptografia”) e escolha a opção “128-bit AES encryption (recommended)”, que é mais rápida e suficientemente segura.
- Logo após, uma janela se abrirá indicando que você precisa escolher uma senha, portanto crie sua senha.
- Desmarque a caixa “Remember password in my keychain” (“Recordar senha nas chaves”), e isso é muito importante! Se você não fizer isso, a senha que foi escolhida é salva no seu usuário e qualquer pessoa com acesso ao seu computador pode encontrá-la e abrir a sua pasta.
- Agora clique em “Ok” e aguarde a criação de seu arquivo.
Nota do Autor: Este é um processo prático e seguro para usuários do MAC. Para mais informações, acesse: https://www.tecmundo.com.br/como-fazer/41400-mac-os-x-como-criar-pastas-protegidas-por-senha.htm
Hoje ficamos por aqui com nosso Guia Prático de como digitalizar um documento!
Portanto, muito obrigado por ter lido até o final.
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