Primeiramente, a digitalização de documentos não é só uma tarefa comum para escritórios e empresas, ela é vital para que seu negócio seja mais produtivo e seguro! Neste artigo listamos 7 benefícios que a digitalização de documentos pode gerar para sua empresa, então, fique conosco até o final e descubra quais são esses benefícios.
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Benefícios que a digitalização de documentos proporciona
Em 2019, um estudo da Gartner apontava que cerca de 87% dos executivos seniores já tratavam como prioridade a importância da digitalização nos negócios modernos. Hoje, 6 anos depois, a digitalização de documentos é mais do que uma realidade.
Isso porque durante o período da pandemia de Covid-19 diversas empresas, e o mundo como um todo, precisaram se adequar a práticas que tornassem o compartilhamento de informações mais seguro e prático.
Aliás, essa é uma das premissas principais da digitalização de documentos: poder gerar arquivos digitais de fácil compartilhamento e armazenamento, poupando espaços físicos e gerando mais segurança no trato da informação.
Bom, agora que você já entende um pouco mais sobre essa questão, fique abaixo com os benefícios que listamos a respeito da digitalização de documentos para sua empresa:
1. Redução de custos operacionais
Em primeiro lugar, a digitalização diminui despesas com papel, tinta, armazenamento físico e manutenção de arquivos físicos. Além disso, reduz custos relacionados ao envio de documentos físicos.
2. Aumento da eficiência e produtividade
O acesso rápido e fácil a documentos digitais permite que os funcionários localizem informações em segundos, melhorando a eficiência operacional e a tomada de decisões. Aliás, com a utilização de sistemas em nuvem, isso pode ser realizado de qualquer lugar, desde que o funcionário tenha acesso a internet.
3. Melhoria na segurança da informação
Documentos digitais podem ser protegidos com criptografia e permissões de acesso, reduzindo o risco de perda, roubo ou danos aos dados. Além disso, arquivos PDF podem conter senhas, e ao utilizar um sistema de GED você consegue colocar uma camada a mais de segurança em seus arquivos, protegendo-os por meio da restrição de acesso.
4. Otimização do espaço físico
A eliminação de arquivos físicos libera espaço no escritório, que pode ser utilizado para outras finalidades, além de reduzir custos com armazenamento. Vamos combinar, nada mais prazeroso do que ter espaço em sua mesa de trabalho, sem aquelas pilhas de pastas ou documentos para buscar informações!
5. Facilidade de conformidade e auditoria
A digitalização facilita o cumprimento de obrigações legais e regulamentares, permitindo a organização e recuperação rápida de documentos durante auditorias. Aliás, documentos digitalizados podem ser assinados digitalmente, e dessa forma passam a ter validade legal. O que auxilia ainda mais nos processos que necessitem de documentos assinados.
6. Melhoria no atendimento ao cliente
Com acesso rápido a informações digitais, sua empresa pode responder mais prontamente às solicitações dos clientes, aumentando a satisfação e a confiança. Além disso, alguns setores como o de saúde, cartórios e jurídicos são obrigados a digitalizar documentos. Isso é uma questão legal, e que ajuda o cliente a ter mais clareza em suas operações, atendimentos ou processos.
7. Responsabilidade ambiental
A redução do uso de papel contribui para práticas mais sustentáveis, alinhando sua empresa a iniciativas de responsabilidade ambiental.
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Por fim, de que vale saber todos os benefícios a respeito da digitalização de documentos se o seu scanner profissional não funciona corretamente? Se este é o seu caso, então deixa eu te apresentar a Cobertura de Manutenção para Scanners da Main Service! Um serviço que preza pelo cuidado com o seu equipamento.
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