Com a popularização da digitalização de documentos, graças ao advento da pandemia de Covid-19, muitas empresas se viram em dúvida quanto a como fazer para conservar melhor os documentos?
Pensando nisso, hoje vamos trazer ao nosso blog 4 dicas infalíveis que irão te ajudar na hora de preservar os documentos da sua empresa! Assim você poderá ajustar a sua organização e corrigir pontos que possam estar deteriorando seus documentos.
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Como fazer para conservar melhor os documentos nas empresas?
Em suma, para conservar melhor os documentos nas empresas é preciso saber que o papel é um material que se deteriora com o tempo, ou seja, ao longo dos anos suas fibras ficam menos espessas, sua coloração sofre mudanças e em alguns casos a tinta começa a evaporar da impressão.
Além disso, a forma de armazenar o documento determinará se essa deterioração seja mais ou menos breve.
Abaixo separamos 4 dicas infalíveis que irão te ajudar na hora de conservar melhor os documentos. Veja a seguir!
1. Escolha a embalagem correta!
Primeiramente, se você está guardando seus documentos soltos em gavetas metálicas ou em arquivos mortos sem o menor cuidado, PARE JÁ COM ISSO! Essa prática leva a deterioração breve e até mesmo a extravio de documentos, então pare já!
Dito isso, recomendamos que a guarda de seu documento seja feita através de embalagens plásticas como pastas catálogo, por exemplo. Pois, assim os seus documentos ficarão mais protegidos e organizados.
Outro ponto importante: Evite armazenar documentos com clipes e grampos, estes podem enferrujar e deixar marcas e manchas no papel.
2. Armazene os documentos no local correto!
Assim como outros tipos de materiais, o papel requer cuidados na hora de seu armazenamento! Evitar lugares de muito calor ou excessiva umidade podem garantir uma melhor conservação aos documentos.
Além disso, é preciso se atentar ao espaçamento e ventilação adequada para que se evite aglomeração dos arquivos e infestações de insetos.
3. Mantenha seus arquivos sempre limpos!
Quando falamos em limpeza de documentos, queremos dizer: ELIMINE TODA POEIRA!
A poeira é um inimigo natural do papel, porque o acúmulo de poeira aumenta as chances de deterioração dos documentos! Sendo assim, é necessário manter seus papéis em local limpo e arejado.
Uma frequência mínima de cuidados em relação a poeira é que seja feito uma limpeza utilizando espanadores ou panos secos a cada três meses, caso seu local de armazenamento esteja próximo a áreas onde a poeira é mais constante o ideal é que essa limpeza ocorra todos os meses ou a cada 15 dias.
Outro fator que devemos mencionar aqui é quanto ao manuseio de documentos na hora da limpeza. Evite manuseá-los com as mãos sujas ou úmidas, e em hipótese alguma consuma alimentos na hora de realizar essa tarefa.
Nada de cafezinho aqui! Assim você irá evitar acidentes e prejuízos.
4. Sempre digitalize seus documentos!
A digitalização de documentos é essencial para empresas e organizações! E se você quer conservar melhor os documentos essa prática precisa ser obrigatória no seu dia a dia.
Utilizar os equipamentos corretos, de forma correta, e que te possibilitem realizar a tarefa empreendendo menor esforço e garantindo um menor prazo é primordial.
Além disso, contar com uma assistência técnica autorizada e certificada na hora de cuidar do seu equipamento é essencial para que você se preocupe apenas com a conclusão do serviço.
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Hoje ficamos por aqui! Muito obrigado a você que chegou até o final deste artigo!
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