Digitalizar documentos é uma prática essencial para empresas e indivíduos que desejam manter seus arquivos organizados e acessíveis. Além disso, ao digitalizar seus documentos você permite que o acesso a informação seja mais rápido, a economia de espaço seja maior, e o gasto com papéis seja reduzido.
Dito isso, separamos 10 dicas de como digitalizar um documento de maneira prática e efetiva que podem ajudar você, ou a sua empresa, na hora de realizar essa tarefa. Confira em seguida!
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Por que digitalizar documentos é essencial para empresas?
Digitalizar documentos é essencial para empresas porque aumenta a eficiência e a acessibilidade das informações. Além disso, ao transformar documentos físicos em digitais, usuários e empresas podem facilmente armazenar, organizar e buscar dados importantes.
Aliás, isso ajuda a economizar o tempo que seria gasto procurando documentos em arquivos físicos e permite que funcionários acessem as informações de maneira rápida e remota, o que é particularmente benéfico em um ambiente de trabalho híbrido ou remoto.
Outro ponto importante sobre a digitalização, ela ajuda a reduzir a necessidade de espaço físico para armazenamento, ou seja, libera áreas da empresa para que possam ser utilizadas para outras finalidades, o que ajuda a diminuir os custos operacionais.
Por fim, precisamos mencionar a segurança que a digitalização de documentos traz a empresa. Afinal, documentos físicos estão sujeitos a riscos como danos por fogo, água, roubo ou simples desgaste com o tempo. A digitalização permite que as empresas armazenem informações em locais seguros, como servidores protegidos ou serviços de armazenamento em nuvem com backups regulares. Isso não só protege os dados contra perda ou dano, mas também facilita a conformidade com regulamentos de proteção de dados e privacidade (LGPD).
Dicas para digitalizar documentos de maneira prática
Agora que você já entende o porquê de a digitalização de documentos ser tão importante, chegou a hora de saber as nossas 10 dicas de como digitalizar um documento de maneira prática. Então, confira em seguida:
1. Escolha o Scanner Adequado
Em primeiro lugar, para uma digitalização eficiente, é crucial selecionar o equipamento ideal para realizar a tarefa, ou seja, um scanner profissional que atenda às suas necessidades. Afinal, os scanners profissionais oferecem maior velocidade, qualidade de imagem superior e diversas opções de configuração que facilitam o processo de digitalização.
2. Utilize as Configurações Adequadas
Ajuste as configurações do scanner de acordo com o tipo de documento que está sendo digitalizado. Para textos, uma resolução de 300 dpi (pontos por polegada) geralmente é suficiente, enquanto imagens podem requerer uma resolução mais alta.
3. Organize Seus Documentos
Antes de iniciar a digitalização, organize seus documentos. Remova clipes, grampos e quaisquer itens que possam danificar o scanner. Ordene os documentos de acordo com a sequência que deseja digitalizar para facilitar o processo.
4. Use Softwares de Digitalização Profissional
Utilize softwares de digitalização profissionais que acompanham os scanners ou que podem ser adquiridos separadamente. Afinal, esses programas oferecem funcionalidades avançadas, como OCR (reconhecimento óptico de caracteres), que converte texto impresso em texto digital editável.
5. Verifique a Qualidade das Digitalizações
Após digitalizar os documentos, sempre revise as imagens para garantir que a qualidade está adequada e que não há páginas faltando ou mal digitalizadas. Isso evita retrabalho e garante que todas as informações estejam legíveis.
6. Nomeie os Arquivos de Forma Estruturada
Adote um sistema de nomenclatura para os arquivos digitalizados que facilite a identificação e busca futura. Aliás, utilize nomes descritivos e inclua datas ou códigos que ajudem na organização dos documentos.
7. Armazene os Arquivos em Locais Seguros
Depois de digitalizar os documentos, armazene-os em locais seguros, como servidores corporativos, serviços de armazenamento em nuvem ou discos rígidos externos. Entretanto, recomendamos que faça backups regulares para evitar perda de dados e manter a segurança e integridade dos arquivos.
8. Realize Manutenção Preventiva dos Scanners
Primeiramente, a manutenção preventiva dos scanners é essencial para garantir seu bom funcionamento a longo prazo. Então, limpe regularmente os componentes do scanner, substitua peças desgastadas e atualize o software do equipamento conforme necessário.
9. Treine a Equipe
Certifique-se de que todos os membros da equipe envolvidos no processo de digitalização estejam treinados para usar o scanner e os softwares corretamente. Isso aumenta a eficiência e reduz o risco de erros.
10. Atualize Seus Equipamentos
Periodicamente, avalie a necessidade de atualizar seus scanners e softwares de digitalização. Pois, equipamentos mais novos e tecnológicos podem oferecer maior eficiência e funcionalidades avançadas que otimizam o processo de digitalização.
O que é a Cobertura de Manutenção para scanners?
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Existem duas modalidades principais da Cobertura de Manutenção, em seguida deixaremos o link de dois artigos do nosso blog para que você conheça mais sobre essas modalidades.
- Por que investir na Cobertura de Manutenção Balcão?
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Hoje ficamos por aqui, se você quer saber mais sobre este assunto utilize o campo de comentários para falar conosco.
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